ارزیابی عملکرد

بررسی رویکردهای جورواجور نسبت به آزمایش تکراری نشون دهنده اون هستش که نظام آزمایش باید متناسب با رشد و پیشرفت سازمانا بوده و پاسخگوی ابعاد جور واجور و زیاد اونا باشه. پیشرفت تکنولوژی، نقش عوامل حیاتی موفقیت، ساختار سازمان، کیفیت خدمات، جایگاه سازمان و سرویس های داده شده به وسیله اون در پیش مشتری ، بازار و…. از جمله مهمترین عواملی هستن که باید در آزمایش کارکرد مورد توجه قرار گیرند.

صاحب نظران مدیریت می گن که سیستمای آزمایش کارکرد باید به طور دوره ای مورد بررسی قرار گیرند که این می تونه به وجود اومده توسط تغییر ارزشای اساسی هدایت کننده سیستمای آزمایش کارکرد باشه.

 

۱-۱-۲-تعریف آزمایش کارکرد

در رابطه با آزمایش کارکرد تعاریف زیادی هست که اینجا به تعدادی از این تعاریف اشاره می شه:

  • آزمایش کارکرد یعنی آزمایش کارکرد الان یا گذشته فرد با در نظر گرفتن معیارهای مشخص شده واسه اون. (دیوید، ۲۰۰:۱۳۸۳)
  • آزمایش کارکرد یعنی پروسه کمی کردن کارایی و تاثیر عملیات. (Neely,1995)
  • پروسه امتحان و اندازه گیری کارکرد در دستگاه های اجرایی در چارچوب اصولی و مفاهیم علمی مدیریت واسه تحقق اهداف و وظایف سازمانی و به شکل برنامه های اجرایی.(Agostino,2011)
  • آزمایش کارکرد یعنی اندازه گیری کارکرد از راه مقایسه وضع موجود با وضع مطلوب براساس شاخصای از پیش تعیین شده که خود دارای ویژگیای مشخص باشن.(رحیمی، ۴۹:۱۳۸۵)
  • آزمایش کارکرد در بعد سازمانی معمولا هم معنی تاثیر فعالیتا هستش. منظور از تاثیر اندازه رسیدن به اهداف و برنامه ها با ویژگی کارا بودن فعالیتا و عملیاته. کلا نظام آزمایش کارکرد پروسه امتحان و اندازه گیری و مقایسه اندازه و چگونگی رسیدن به وضعیت مطلوب با معیارها و نگاه مشخص در دامنه و بخش تحت پوشش مشخص با شاخصای مشخص و در دوره وقتی مشخص با هدف بازنگری، اصلاح و بهبود دائمی اون هستش. (رحیمی، ۴۹:۱۳۸۵)
  • آزمایش کارکرد در دستگاه های اجرایی به معنی آزمایش و امتحان کارایی، اقتصادی بودن و تاثیر کلیه روش ها و تصمیمای مورد استفاده مدیریت مربوطه در مراحل اجرای وظایفه. مؤلفه های آزمایش باید براساس اهداف، مقاصد، برنامه ها، توضیح وظایف و فعالیتای هر دستگاه طراحی شه. (طبرسا، ۱۳۷۸: ۳).
  • اقتصاد

 

۲-۱-۲- فلسفه امروزین آزمایش کارکرد

فلسفه
در گذشته مدیران آزمایش کارکرد رو فقط به خاطر کنترل کار کارکنان انجام می دادن، در حالیکه امروزه جنبه راهنمایی و ارشادی این عمل اهمیت بیشتری یافته  است. نسل گذشته در برنامه های آزمایش کارکرد روی ویژگیای کارکنان، کمبود ها و تواناییای اونا تاکید می کردن اما فلسفه امروز آزمایش کارکرد، بر کارکرد الان و هدفای آینده کارکنان اصرار می کنه. فلسفه ای امروزی آزمایش ، مشارکت کارکنان رو در تعیین هدفا به صورت دوطرفه و به کمک مدیر میگه. پس فلسفه امروزین آزمایش کارکرد اون طور که دیویس و نیواستروم(۱۹۸۵) تاکید می کنه یعنی این که:

-جهت گیری اون به سمت عملکرده.

-روی هدفا اصرار می کنه.

-هدف گذاری با مشورت دوطرفه مدیر و کارکنان صورت میگیره.(عباس پور، ۱۳۸۲).

 

۳-۱-۲- به چه دلیل باید کارکرد رو سبک سنگین کنیم؟

هدف پایانی سیستم امتحان کارکرد بهبود کارکرد سازمانیه. تحقیق انجام شده به وسیله لینگل و شیمان نشون میده شرکتایی که با بهره گرفتن از رویکردهای امتحان کارکرد  مدیریت می شن.عملکردشون از سه جنبه مهم بهتر از کارکرد شرکتای دیگه س، اونا رهبران صنعت خود هستن، یافته های مالی بالاتری دارن و توانایی بالاتری در مدیریت تغییر دارن. (بورنه و بورنه، ۱۳۸۶)

یه سیستم امتحان کارکرد خوب از پنج راه می تونه به موفقیت سازمان کمک کنه. این پنج راه عبارتند از:

 

  • تعیین موقعیت فعلی سازمان
  • انتقال جهت گیری و مقصد سازمان به بقیه
  • تحریک و برانگیختن اقدامات مهمترین بخش های کلیدی سازمان
  • آسون کردن یادگیری
  • تاثیرگذاری بر رفتار کارکنان

و به قول آنن اگه نتونین آزمایش کنین نمی تونین مدیریت کنین .

 

۴-۱-۲- عوامل مؤثر بر کارکرد سازمان

براساس نظریه سیستمای باز، سازمانا واسه تأمین انرژی منابع لازم خود (واسه ارائه کالا یا خدمات) با محیط در تعامل هستن. اونا مواد اولیه، نیروی انسانی، منابع مادی و اطلاعات رو از محیط گرفته و جنسا، خدمات تولیدی و یا اطلاعات پردازش شده رو به محیط برمیگردونن. بنابر این عوامل محیطی بر کارکرد سازمان مؤثره (ایرانژاد پاریزی ۱۳۸۲: ۲۴۷)

عوامل محیطی مؤثر بر  کارکرد سازمان شامل؛ وضعیت اقتصادی، عوامل فنی و تکنولوژی، وضعیت قوانین و مسایل سیاسی و شرایط فرهنگی و اجتماعیه. البته، اندازه اثرات این عوامل فرق داره. اما، عوامل زیر اثر بیشتری رو بر کارکرد سازمان دارن. مانند تأمین کنندگان مواد و بقیه نیازمندیای سازمان، مشتریان و کارکنان، ارباب مراجعه، نهادهای ناظر بر کارکرد سازمان و … (همون: ۴۴۹)

اقتصادی

 

۵-۱-۲-اهداف آزمایش کارکرد سازمان

مهمترین اهداف آزمایش کارکرد سازمان به توضیح زیره:

الف) شناخت نقاط ضعف و قوت سازمان به خاطر ارتقا بهره وری؛

ب) کمک به مدیران واسه بهتر شدن مدیریت با استفاده اصول علمی مدیریت؛

پ) کمک به انتخاب اهداف درست، روش های هدف دار مناسب و تدوین قوانین و مقررات و روش ها،

ت) استفاده بهینه از منابع انسانی و امکانات در جهت اجرای برنامه های مصوب؛

ث) بالا بردن سطح اعتماد عمومی نسبت به کارکرد سازمان؛

ج) ارتقا اندازه پاسخگویی سازمان در مقابل مشتریان (شهروندان) (مرکز تحقیقات مدیریت و بهره وری ایران، ۱۳۸۰: ۱۰۹)

 

۶-۱-۲- اهداف سیستمای آزمایش کارکرد در شهرداریا

اهداف به کار گیری سیستمای آزمایش کارکرد رو میشه سه گروه طبقه بندی کرد:

الف) ایجاد پاسخگویی؛

این به معنی پاسخگویی عمومی بین دولت و شهروندان یا پاسخگویی داخلی بین رؤسای ادارات و اعضا شورا هستش؛

ب) بهبود کارکرد؛

این به معنی بهبود سیاستا، برنامه ها، طرحا و پروسه های استفاده شده در تأمین خدمات، کیفیت، کمیت و هزینه خدماته؛

پ) کمک به تعیین هزینه ها؛

این هدف به معنی روش بودجه بندی نتیجه گرا هستش. این سیستم منابع رو به یافته های خاص و قابل امتحان که منطبق با اولویت هاست؛ تخصیص میده. (Bracegirdle, 2003: 7)

منافع حاصل از آزمایش واسه شهرداریا

امتیازات آزمایش کارکرد واسه شهرداریا رو میشه در سه طبقه بندی کرد:

* مدیریت نتیجه گرای قوی تر؛

* بهبود خدمات به مشتری؛

* بهبود ارتباطات بین کارکنان و مدیران شهرداری و شهروندان، شهرداری و شورای شهر.( همون: ۹)

 

۷-۱-۲-پروسه آزمایش کارکرد

پروسه آزمایش کارکرد سازمان به توضیح زیره:

الف) تدوین و یا بررسی رسالتا، مأموریتا، اهداف کلان و روش های هدف دار،

ب) تدوین و تنظیم شاخصای آزمایش کارکرد؛

ت) ابلاغ و اعلان انتظارات و شاخصای آزمایش به آزمایش شونده؛

ث) اندازه گیری کارکرد واقعی؛

ج) مقایسه کارکرد واقعی با اهداف کمی تعیین شده واسه هر شاخص؛

چ) اعلام یافته های و چگونگی رسیدن به اونا به آزمایش شونده؛

ح) مبادرت به خاطر استفاده عملیات اصلاحی جهت بهبود دائمی کارکرد آزمایش شونده از راه عملکرد بازخود. (مرکز تحقیقات مدیریت و بهره وری ایران،۱۳۸۰ : ۱۱۲)