تعاریف اثربخشی و ملاک های آن

تعاریف اثربخشی

2-14-1- مفاهیم

صاحبنظران به مدیریت از ابعاد و جنبه‌های مختلف نگریسته‌اند و وجوه گوناگون آن را در سازمان مورد بحث قرار داده‌اند، بطور معمول آنچه از مفاهیم در تعاریف مدیریت بدست می‌آید، اینست که تقریباً عموم صاحبنظران علاوه بر کارکردها و وظایف مدیر در سازمان، اثربخشی سازمانی را نیز مورد توجه و تأکید قرار داده‌اند

«کریتنر[1]» با توجه به این ابعاد گفته است: «مدیریت یعنی، فرآیند کار کردن با دیگران و از طریق دیگران و با استفاده از منابع محدود بنحوی که هدف سازمانی با اثربخشی در محیطی متغیر تحقق یابد
» (پرداختچی، 1375، ص 51) بنابراین مدیر باید به تغییر در همه ابعاد آن توجه کند، حتی در نقش خود؛ «نقش مدیر بطور مداوم در حال تغییر است در عین حال بسیاری از مشاهدات به عمل در آمده گذشته می‌تواند امروز هم به عمل در آید
» (اچسون و دامین گال، ترجمه بهرنگی، 1380، ص 350)

در این بخش (مفاهیم و نظریه‌های اثربخشی) مدلهای اثربخشی و شاخصهای اثربخشی دبیرستان مورد مطالعه قرار می‌گیرد
در عین حال این موضوع قابل توجه است که تعریف و تعیین اثربخشی یک سازمان شاید در نگاه اول بصورت موضوعی نسبتاً مشخص جلوه کند اما متخصصان سازمان و مدیریت بخوبی می‌دانند که مطالعه آن مسائل پیچیده و مباحثه برانگیز سازمان را مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌دهد(اسکات، ترجمه بهرنگی، 1380، ص 446)

آمیتای اتز یونی[2] معتقد است یک سازمان زمانی اثربخش است که نتایج قابل مشاهده و فعالیتهای آن با اهداف سازمانی برابر بوده یا بیشتر از آنها باشد (هوی و سیکل، 2003)

فیدلر[3] که نظریه رهبری اثر بخش را مطرح کرده است
اثربخشی را مشتغل بر روابط مدیر با همکاران، میزان کار از پیش تعیین شده، میزان قدرتی که مدیر از مقام خود به دست می‌آورد می‌داند

مدل اقتضایی فیدلر دارای 2 فرضیه می‌باشد:

1- سبک رهبری[4] که بوسیله نیازهای انگیزشی رهبر تعیین می‌گردد

2- اثربخشی گروه[5] که تابع رابطه بین روش رهبری و درجه مطلوب بودن موقعیت است
به عبارت دیگر کار موثر گروهی بستگی به انگیزه‌های رهبر و توانائیهای رهبر در اعمال نفوذ در موقعیت دارد (شیرازی، 1373)

هوی میکسل (2003) اثربخشی مدیر را مفهومی چندبعدی می‌داند که شامل 3 جزء می‌باشد

1- سبک رهبری           2- اجزاء مدیریت                 3- اجزاء عملکرد

ریچاردهال[6] اثربخشی سازمانی را سوال اصلی(نهایی) در هر تجزیه و تحلیل آورده و می‌گوید: اثر بخشی سازمان (اگرچه یک معما است ولی مفهوم و سنجش آن با همه پیچیدگی و ابهام، موضوع اساسی در تجزیه و تحلیل سازمانی) است
اثربخشی هم  در راس تحقیقات سازمانی است و هم بسیار عمیق و بی‌پایان

پارسونز[7] برای اثربخشی چهار بعد قائل می‌شود که هریک چهار شاخص دارد و در نتیجه شانزده شاخص مطرح می‌شود:

  تفاوت یادگیری سازمانی با سازمان یادگیرنده و مزایای آن

الف- سازگاری: شامل شاخصهای قابلیت، انطباق، رشد، توسعه

ب- دستیابی به هدف: شامل شاخصهای موفقیت، کیفیت، کسب منافع، کارایی

ج- تمامیت: شامل شاخصهای رضایت، جو، ارتباطات، تعارض

د- دوام: شامل شاخصهای وفاداری علایق اساسی زندگی، انگیزش، هویت (میرکمالی، 1373)

پیتر دراکر بر این باور است که مدیریت اثربخشی احتمالاً عامل اصلی در کشورهای توسعه یافته و مورد نیازترین عامل برای کشورهای در حال توسعه است
به همین سبب کشورهای در حال توسعه مثل کشور ما به وجود مدیران اثربخش در همه سازمنها بویژه در آموزش و پرورش نیازمند است
در آینده با روند کنونی رشد و جمعیت و کاهش منابع و بحران سازماندهی و مدیریت، نیاز به مدیریت اثربخش و کارآمد آنچنان زیاد خواهد شد که بدون پیش بینی چنین نیرویی، بهبود و توسعه آموزش و پرورش مدارس در جامعه در حال توسعه ایران، با مشکلات اساسی روبرو خواهد شد
نقش مدیران کارآمد و اثربخش در آموزش و پرورش و در توسعه و پیشرفت جامعه انکارناپذیر است تا آنجا که صاحبنظران براین باورند که عملکرد یک ملت یا جامعه به عملکرد و سازمانهای آن بستگی دارد و عملکرد سازمانهای یک جامعه در گروه عملکرد مدیریتی آن است (لاکت، 1994)

پیتر دراکر استدلال کرده است که عملکرد مدیر برحسب دو مفهوم کلیدی و مهم مورد ارزشیابی قرار می‌گیرد: کارایی و اثربخشی
یعنی مدیران آموزش و پرورش، باید واجد این دو ویژگی باشند تا سازمان آموزش و پرورش در کل سازمان موفق و اثر بخش باشد (نیکنامی، 1375)

2-15-  ملاکهای اثربخشی

از سال 1960 تا اواخر 1970 مطالعات زیادی در زمینه اثربخشی سازمان صورت گرفته است
یک نگرش کلی در این مطالعات سی معیار مختلف در جهت اندازه گیری اثربخشی سازمانی شناسایی شده است
این ملاکها عبارتنداز:

1- اثربخشی کلی سازمان: ارزشیابی و برآورد کلی از گزارشات عملکرد

2- قابلیت تولید: کمیت محصول یا خدمات سازمان

3- کارایی: نسبت بین عملکرد واحد با هزینه‌های آن

4- سوددهی: میزان درآمد بعد از کسر کل هزینه‌ها

5- کیفیت: چگونگی محصول یا خدمات ارائه شده توسط سازمان

6- حوادث: تعدد و یا تکرار حوادث در یک کار و در یک زمان

7- رشد: افزایش میزان متغیرهایی چون نیروی کار، سرمایه، سوددهی و

نسبت به گذشته

8- غیبت: به میزان عدم حضور کارکنان بدون دلیل موجه

9- بازده: تعداد فعالیتهای خاتم یافته یا محصولات به دست آمده

10- رضایت شغلی: رضایت شغلی فرد از میزان برون دادی که خودش آن را محقق کرده است

11- انگیزش: میزان نیرو و تمایلاتی که به فرد آمادگی لازم را برای فعالیت و تحقق هدف خاص می‌دهد

12- روحیه: پدیده گروهی که تلاش زیاد، اشتراک اهداف، احساسات افراد متعلق به گروه را تحریک می‌کند

  تعارض های زناشویی و حل آن از دیدگاه درمان عقلانی- عاطفی

13- کنترل: میزان کنترل مدیریتی موجود در سازمان برای جهت دهی رفتار اعضا

14- تضاد، همکاری: انتخاب اهدافی که باعث می‌شود افراد یکدیگر را دوست داشته باشند
به خوبی با هم کار کنند و ارتباط و هماهنگی کامل داشته باشند یا اهداف دیگری که باعث ایجاد برخوردهای فیزیکی و لفظی و ارتباطات غیراثربخش و هماهنگی ضعیف می‌گردند

15- قابلیت انعطاف: قابلیت تغییر در سازمان، روش‌ها، استانداردهای اجرایی آن متناسب با تغییرات محیط

16- هدفگذاری و برنامه‌ریزی: میزان برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری صریح برای آینده

17- وحدت اهداف: میزان برنامه ریزی و هدف گذاری صریح برای آینده

18- درونی کردن اهداف: میزان پذیرش اهداف سازمانی و قبول و صحت و تناسب آنها

19- تناسب ارزشها و نقشها: درجه‌ایی که اعضا یک سازمان روی نگرش‌های نظارتی مطلوب و عملکرد مورد انتظار، روحیه و الزامات نقش، توافق دارند

20- مهارتهای وظیفه‌ای بین شخصی مدیریتی: سطح مهارتهای لازم برای مدیران در سروکار داشتن با ناظران، زیردستان و همتایشان برحسب ایجاد حمایت لازم، تسهیل تعاملات و ایجاد اشتیاق برای رسیدن به اهداف عملکرد

21- مهارتهای وظیفه‌ایی مدیریتی: میزان مهارتی که مدیران با آن سازمان را فرماندهی می‌کنند یا رهبران گروه وظایف کاری خود را اجرا می‌کنند

22- اطلاعات و ارتباطات: کمال، کارایی و صحت تجزیه و تحلیل و توزیع اطلاعات بحرانی در اثر بخشی سازمان

23- آمادگی: توانایی سازمان در مورد اجرای موفق وظایف خاص مورد نظر

24- بهره‌گیری از محیط: میزان تعادل موفق سازمان با محیط و کسب منابع ارزشمند و نادر

25- ارزشیابی به وسیله افراد خارجی: ارزشیابی سازمان توسط افراد سازمانهای متعامل با آن

26- استحکام و حفظ ساختار، وظیفه و منابع در طول زمان

27- ارزش منابع انسانی: معیاری مرکب که به مجموع ارزشهای افراد واعضا سازمان برمی‌گردد

28- مشارکت: میزان مشارکت افراد در تصمیم‌گیری‌های سازمان

29- تأکید بر امور آموزش و توسعه: میزان فعالیتهای سازمان در جهت توسعه منابع انسانی

30- تأکید بر پیشرفت: میزان اهمیت و ارزش اهداف جدید برای سازمان (لاکت، 1994)

رابینز (1375) معیارهای اثر بخشی سازمانی را در کانون هشتگانه زیر مشخص نموده است:

1- انعطاف‌پذیری: تعدیل، تطبیق با تغییرات و نیازها با شرایط خارجی اثرگذاری بر سازمان

2- جذب منافع: قادر به جلب حمایت خارجی و گسترش حجم نیروی کار سازمان است

3- برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری: اهداف روشن و واضح‌تر هستند و به خوبی قابل ادارکند (تعیین اهداف مشخص و شفاف و تدوین برنامه عملیاتی سازمان)

4- بهره‌وری و کارایی: حجم ستاده‌ها بالاست، نسبت ستاده به داده بالاست(افزایش کمی و کیفی خروجیها نسبت به ورودیهای سیستم
)

5- دسترسی به اطلاعات (مدیریت اطلاعات): ایجاد کانالهای ارتباطی و اطلاع رسانی جهت کسب کاربرد سریع‌تر و مطلوب‌تر اطلاعات و کانالهای ارتباطی بر آگاهی افراد را در خصوص مسایل مرتبط با کارشان تسهیل می‌کند

  رشد اقتصادی چیه و چه عواملی بر اون موثره؟ "

6- ثبات: احساس نظم و یکنواخت بودن عملیات سازمان (برقراری نظم و انضباط کاری و تداوم فرایند یکنواخت عملیات سازمان)

7- نیروی کار منسجم (انجام منابع انسانی): اعتماد به احترام به کارکنان و خوب کار کردن با هم و انجام فعالیتهای محوله بطور هماهنگ و برقراری اعتماد متقابل بین کارکنان)

8- نیروی کار ماهر (بهسازی و بهپروری منابع انسانی): کارکنان برای انجام درست کار خود از آموزش، مهارت و استعداد لازم برخوردارند(آموزش و پرورش نیروی انسانی به منظور کسب دانش و تجربه و مهارت هرچه بیشتر) (رابینز، 1996)

به طور خلاصه مطالعات تجربی نشان می‌دهد که اثربخشی به رهبر، زیردستان، سایر متغیرهای وضعیتی بستگی دارد (هرسی و بلانچارد، 2000)

هوی و میکسل دو مدل برای تعیین اثربخشی مدرسه ارائه می‌دهند

1- مدل هدف                        2- مدل منبع- اثر سیستم

در مدل هدف، اثربخشی به طور سنتی برحسب درجه کسب هدف[8] تعریف شده است
در این مدل ابتدا اهداف اداری[9] و اهداف عملیاتی[10]، را از هم تمیز داد

اهداف اداری عبارت از بیانات رسمی است که درباره ماهیت وظیفه مدارس به وسیله هیئت امنای آموزش و پرورش تنظیم شده است
و اهداف عملیاتی برخلاف اهداف اداری مقاصد حقیقی سازمان مدرسه را منعکس می‌کند
پس از تمیز دادن این اهداف برای تعیین اثربخشی مدرسه بایستی میزان دستیابی به آن اهداف را مشخص نمود

در مدل منبع- سیستم اثربخشی را به عنوان توانایی سازمان برای داشتن موقعیت ممتاز در مذاکرات با محیط خود و استفاده از موقعیت خود برای کسب منابع کمیاب و با ارزش تعریف می‌کند
بر طبق مدل منبع سیستم مدارس اثربخش رشد و توسعه خود را حفظ کرده یا به وسیله موقعیت بهتر در مذاکره با والدین، دانش آموزان و قانون‌گذاران، کاهش خود را به حداقل خواهد رساند
از این رو، معیار اثربخشی عبارت از توانایی سازمان برای کسب منابع خواهد بود

از جمله اولین کسانی که میان مفهوم اثر بخشی و کارایی تفاوت قایل شد چستر بارنارد[11] را می‌توان نام برد
او معتقد است که اثربخشی سیستم گراست و مربوط به تحقیق اهداف سازمان می‌شود
کارایی فردگراست و مربوط به احساس رضایت کارکنان از عضویت در سازمان متبوعشان می‌گردد
بر این اساس اثربخشی را میزان توافق رفتار مشهود به فرد با نیازها و سرشتهای ناشی از نقش فرد قلمداد می‌کنند (پرداختچی، 1372)

نیکنامی (1375) ترکیبهای گوناگونی از کارایی و اثربخشی را در جدول زیر نمایش داده است

[1]- Crithner

[2] -Amita Etzioni

[3] -Fiedler

[4] -Leader ship style

[5] -Group effectiveness

[6] -Richard Hall

[7] -Parsons

[8] -Goal Attainmen

[9] -official Goals

[10] -operation Goals

[11] -Chester Barnard